Stok Takibi Nasıl Yapılır?
Stok kartından sayıma, kritik stoktan maliyete: örneklerle adım adım stok yönetimi
Stok takibi, elinizdeki her ürünün ne kadar olduğunu, hangi depoda durduğunu ve size kaça mal olduğunu her an bilmektir. Her giriş ve çıkış bir belgeyle kaydedilir, kalan miktar her harekette güncellenir. Kritik seviyeye inen ürün zamanında sipariş edilir, dönem sonunda sayım kaydı rafla eşitler.
Sistem 40 adet diyor, rafta 28 tane var; aradaki 12 adedin nereye gittiğini kimse bilmiyor. Bu rehber stok kartının nasıl açıldığını, hareketlerin nasıl kaydedildiğini, kritik stokun nasıl hesaplandığını ve sayımın nasıl yapıldığını örnek kartlar ve iki hesaplayıcıyla adım adım anlatıyor.
Stok takibi nedir, neden yapılır?
Stok takibi, satmak ya da kullanmak için elinizde tuttuğunuz her ürünün miktarını, yerini ve değerini kayıt altında tutmaktır. Amaç, rafta olanla kayıtta olanın her gün aynı olması ve bir ürünün bitmeden önce fark edilmesidir.
İyi bir stok takibi üç soruya anında cevap verir:
- Ne var? Hangi üründen kaç adet, kaç kilo ya da kaç koli kaldı?
- Nerede? Merkez depoda mı, şubede mi, satış aracında mı?
- Kaç para? Elinizdeki stoğun size maliyeti ne, bu ay satılanların maliyeti ne?
Takip aksadığında zarar sessiz büyür. Kayıtta görünen ama rafta olmayan ürün satılır, müşteriye "yarın gelir" denir, sipariş kaçar. Tersi de olur: kayıtta bitmiş görünen ürün depoda unutulur, son kullanma tarihi geçer, yeniden sipariş edilir. Her iki durumda da para rafta ya da kayıp kalemde bekler.
Bursa'da bir hırdavatçı ayda bir kez "göz kararı" sipariş veriyor. Vida ve dübel sık bitiyor, boya ve silikon ise aylarca rafta kalıyor. Ürünler karta işlenip her satış kayda girince hangi ürünün haftada kaç adet çıktığı ortaya çıkıyor; sipariş listesi tahminden değil kayıttan hazırlanıyor.
- Borsadaki "stok": İngilizcedeki stock hisse senedi anlamına da gelir; bu rehberdeki stok, satılacak ya da kullanılacak maldır.
- Kamuda taşınır mal yönetimi: devlet kurumlarının demirbaş ve tüketim malzemesi kaydı ayrı bir mevzuatla yürür; bu rehber işletmeler içindir.
- "Stok takip elemanı" iş ilanları: depoda sayım ve sevkiyat yapan bir görevdir; burada anlatılan ise işletmenin kayıt yöntemidir.
Stok takibi, ön muhasebenin temel işlemleri arasındadır: alış faturası stoğu artırır, satış faturası azaltır. Bir yazılımın bu işleri ekranda nasıl yaptığını görmek isterseniz stok takip programının özellikleri ve ekranları ayrı bir sayfada anlatılıyor; bu rehber ise yönteme odaklanıyor.
Stok takibinin temel kavramları
Stok takibi bir avuç kavramla yürür: ürünün kimliği stok kartıdır, her giriş ve çıkış bir harekettir, kalan bu hareketlerin sonucudur. Aşağıdaki tablo, rehberin geri kalanında geçen terimleri tek yerde toplar.
| Kavram | Ne demek? | Örnek |
|---|---|---|
| Stok kartı | Bir ürünün kimlik kaydı: adı, kodu, birimi, barkodu, vergi oranı, kritik seviyesi | "Zeytinyağı 1 L" kartı |
| Stok kodu | Ürünü adından bağımsız, tek başına tanıtan kısa kod | GDA-YAG-0012 |
| Ana birim | Stoğun sayıldığı temel birim; diğer birimler buna çevrilir | Adet; 1 koli = 12 adet |
| Barkod | Ürünün okuyucuyla tanınmasını sağlayan sayı dizisi | Kasada okutulan kod |
| Depo | Stoğun durduğu yer; her depo kendi kalanını taşır | Merkez, Şube, Satış aracı |
| Stok hareketi | Stoğu artıran ya da azaltan her kayıt; dayanağı bir belgedir | Alış faturasıyla 120 adet giriş |
| Kalan | Girişler toplamından çıkışlar toplamının farkı | 185 − 152 = 33 adet |
| Kritik stok | Bu seviyenin altına inince sipariş verilmesi gereken miktar | 40 adet |
| Emniyet stoku | Satış beklenenden hızlı giderse ya da tedarik gecikirse kullanılan yedek miktar | 20 adet |
| Tedarik süresi | Siparişten malın depoya girmesine kadar geçen gün | 5 gün |
| Sayım farkı | Sayımda bulunan miktarla kayıttaki kalanın farkı | Kayıt 35, sayım 33: 2 adet noksan |
| Envanter | Belli bir tarihte stoğun sayılıp değerlenmesi | Yıl sonu sayımı |
| Varyasyon | Aynı ürünün renk, beden ya da ölçüye göre ayrı izlenen hâli | Tişört, M beden, lacivert |
| Lot (parti) | Aynı koşullarda üretilmiş ürün grubu; son kullanma tarihi olan ürünlerde izlenir | L 2409 A |
Varyasyon ve lot aynı şey değildir. Varyasyon ürünün özelliğini ayırır: lacivert M beden tişört, beyaz M beden tişörtten farklı bir stok kalemidir. Lot ise aynı ürünün hangi üretimden geldiğini ayırır: aynı zeytinyağının eylül ve ekim partileri aynı karttadır ama son kullanma tarihleri farklıdır.
Renk ve beden gibi seçenekleri çok olan ürünlerde varyasyonlu ürün takibi ayrı kartlar açmaktan kurtarır. Son kullanma tarihli ürünlerde ise lot ve parti numarasının anlamı eş rehberde ayrıntılı anlatılıyor.
Stok kartı nasıl açılır, kodlama nasıl yapılır?
Stok kartı, ürünü bir kez ve eksiksiz tanımlamaktır: adı, kodu, ana birimi, barkodu ve kritik seviyesi baştan girilirse sonraki her hareket doğru birimde ve doğru kalemde kaydedilir. Eksik açılan kart, aynı ürünün iki ayrı kalem gibi izlenmesine yol açar.
- Ürün adı
- Zeytinyağı 1 L
- Stok kodu
- GDA-YAG-0012
- Barkod
- 2000000000121 (mağaza içi örnek)
- Ana birim
- Adet
- Kritik stok
- 40 adet
- Lot takibi
- Evet (son kullanma tarihli)
| Birim | Ana birim karşılığı | Nerede kullanılır |
|---|---|---|
| Adet | 1 adet | Perakende satış |
| Koli | 12 adet | Alış ve toptan satış |
| Palet | 720 adet | Sevkiyat (60 koli) |
Stok kodu nasıl verilir?
İyi bir kod kısadır, değişmez ve ürünün grubunu ele verir. Çoğu işletmeye üç parçalı bir şema yeter:
| Parça | Uzunluk | Örnek | Anlamı |
|---|---|---|---|
| Ana grup | 3 harf | GDA | Gıda |
| Alt grup | 3 harf | YAG | Yağlar |
| Sıra no | 4 hane | 0012 | Grubun 12. ürünü |
Kodun içine fiyat, tedarikçi adı ya da renk yazmayın; bunlar değişir, kod değişmemelidir. Renk ve beden varyasyon olarak, son kullanma tarihi lot olarak izlenir.
Aynı ürüne iki kart açılmasın. Yeni kart açmadan önce barkodla ya da adla arayın; tedarikçinin faturasındaki ad sizinkinden farklı olabilir.
Danışmanlık, montaj ya da kargo bedeli gibi stoğu olmayan satışlar için ayrı hizmet kartları kullanılır; bunlar stok hareketi oluşturmaz. Ürün listeniz başka bir yazılımda ya da Excel'deyse kartları tek tek açmak yerine başka programdan geçişte kartların aktarılması yolunu izleyin.
Stok giriş ve çıkışları nasıl kaydedilir?
Her stok hareketi bir belgeye dayanır: alış faturası girişi, satış faturası çıkışı, irsaliye sevkiyatı, sayım tutanağı da farkı belgeler. Belgesiz hareket olmazsa kalan her zaman açıklanabilir.
| Belge | Hareket | Not |
|---|---|---|
| Alış faturası | Giriş | Tedarikçiye borç da yazılır |
| Satış faturası | Çıkış | Müşteriye alacak da yazılır |
| Sevk irsaliyesi | Çıkış (faturalandıysa fatura yeniden düşmez) | Fatura sonradan irsaliyeye bağlanır |
| Müşteri iadesi | Giriş | İade faturasıyla |
| Tedarikçiye iade | Çıkış | İade faturasıyla |
| Depo transferi | Bir depodan çıkış, diğerine giriş | Toplam stok değişmez |
| Sayım fazlası / noksanı | Giriş / çıkış | Sayım tutanağıyla |
| Fire, zayi | Çıkış | Nedeni yazılır |
| e-Müstahsil makbuzu | Giriş | Çiftçiden alımda |
Satış faturası iki hesabı birden etkiler: stoktan düşer ve müşterinin borcunu artırır. Bu yüzden stok takibi cari hesap takibinin adımları ile birlikte yürür. Mal faturadan önce gidiyorsa irsaliye çıkışı kaydeder, fatura sonra bağlanır.
- Ürün
- Zeytinyağı 1 L (GDA-YAG-0012)
- Depo
- Merkez
- Dönem
- 01.10–31.10.2026
- Ana birim
- Adet
- Kritik stok
- 40 adet
| Açıklama | Tarih | Belge | Giriş | Çıkış | Kalan |
|---|---|---|---|---|---|
| Devir | 01.10 | – | 60 adet | – | 60 adet |
| Alış faturası | 03.10 | ALF-210 | 120 adet | – | 180 adet |
| Satış faturası | 07.10 | STF-501 | – | 50 adet | 130 adet |
| Satış faturası | 12.10 | STF-512 | – | 45 adet | 85 adet |
| Müşteri iadesi | 14.10 | İAD-03 | 5 adet | – | 90 adet |
| Satış faturası Kritik altı | 25.10 | STF-530 | – | 55 adet | 35 adet |
| Sayım noksanı | 31.10 | SYM-10 | – | 2 adet | 33 adet |
| Toplam | 185 adet | 152 adet | 33 adet |
- Açıklama 1: İade girişi: müşteriden dönen 5 adet stoğa geri girer; iade faturası müşterinin borcunu da azaltır.
- Açıklama 2: Kritik altı: 25 Ekim satışıyla kalan 35 adede indi, kritik seviye 40'ın altına düştü. Sipariş o gün verilmeliydi.
- Açıklama 3: Sayım farkı: ay sonu sayımında Merkez depoda 33 adet bulundu, kayıt 35 diyordu. 2 adetlik noksan tutanakla kaydedildi.
Kartı yukarıdan aşağı okuyun: her satırın kalanı bir önceki kalana giriş eklenip çıkış düşülerek bulunur. Bir satırda hesap tutmuyorsa belge eksik ya da yanlış girilmiştir. Son kullanma tarihli ürünlerde aynı hareketlerin lot düzeyindeki karşılığı eş rehberde gösteriliyor.
Belge elektronik olsa da kural aynıdır: e-Fatura ve e-Arşiv olarak kesilen satış faturası da kesildiği gün stoktan düşülür. İrsaliyeyle çalışan işletmeler için e-İrsaliye ile stok ve sevkiyat yazısı ayrıntılı.
Stok takibi adım adım nasıl yapılır?
Stok takibi yedi adımda yapılır: ürün listesini çıkarmak, kartları açmak, açılış stoğunu saymak, her hareketi belgeyle kaydetmek, kritik seviyeleri belirlemek, düzenli saymak ve farkı kapatmak. İlk üç adım bir kez yapılır, son dördü her hafta ve her ay tekrarlanır.
-
Ürün listesini çıkarın. Sattığınız ve kullandığınız her ürünü tek listede toplayın; satılmayan, eskimiş kalemleri ayırın. Liste ne kadar temizse kartlar o kadar az olur.
-
Kartları ve kodları açın. Her ürüne bir kart, bir kod ve bir ana birim verin; koli ve palet gibi birimleri ana birime bağlayın. Kodlama için stok kartı bölümündeki şemayı kullanabilirsiniz.
-
Açılış stoğunu sayın ve girin. Başlangıç miktarını tahminle değil sayımla girin. Yanlış bir açılış sonraki bütün kalanları yanlış başlatır.
-
Her hareketi belgeyle kaydedin. Alış, satış, iade, transfer ve fire aynı gün kayda girsin. Çiftçiden yapılan alımlarda e-Müstahsil makbuzu ürünü stoğa sokar.
Cari Plus'ta: Hızlı satış ekranında ürün barkod okuyucuyla ya da kamerayla eklenir; stok, varyant ve lot dahil, satış anında düşer. Hızlı perakende satış
-
Kritik seviyeleri belirleyin. Her ürün için "bu miktarın altına inince sipariş ver" seviyesini yazın. Hesabı kritik stok bölümünde anlatılıyor; birden çok kanalda satıyorsanız seviye bütün kanalların toplam satışına göre kurulur.
Cari Plus'ta: Trendyol, Hepsiburada, N11 ve Çiçeksepeti siparişleri tek yere gelir; stok bu kanallar için tek havuzda tutulur. Pazaryeri entegrasyonu
-
Düzenli sayın. Her hesap döneminin sonunda (çoğu işletmede yıl sonu) envanter çıkarmak zorunludur [1]; çok satılan ve pahalı ürünleri ayda bir, diğerlerini üç ayda bir saymak farkları küçükken yakalar. Ayrıntısı sayım bölümünde.
Cari Plus'ta: Mobil uygulamada telefon kamerası barkod okuyucu olarak kullanılır. Sayım mobil uygulamayla yapılabilir ve sayım farkı için fiş oluşturulur. Mobil uygulama
-
Farkı inceleyin ve kapatın. Sayım farkını hemen düzeltmeyin; önce nedenini arayın: girilmemiş iade, yanlış birim, iki kez okutulan barkod ya da gerçek kayıp. Nedeni bulunan farkı tutanakla kaydedin.
Cari Plus'ta: İrsaliyesi olmayan fatura gibi durumlarda otomatik uyarı verilir; her ekleme, değişiklik ve silme kullanıcısıyla kaydedilir. Denetim merkezi
Antalya'da bir pet shop 900 kalemle çalışıyor. Kurulum haftasında ürünler kartlara aktarılıyor, açılış stoğu iki akşam sayılıyor. Artık her sabah ilk iş kritik seviyenin altındaki ürünler listesi açılıyor ve sipariş o listeden hazırlanıyor; mama ve kum gibi hızlı giden ürünler ayda bir, aksesuarlar üç ayda bir sayılıyor.
Son kullanma tarihi olan ürünlerde bu yedi adıma lot ve tarih kaydı eklenir; lotlu ürünlerde ek adımlar eş rehberde anlatılıyor.
Birden çok depoda stok nasıl izlenir?
Birden çok depoda stok, her depo için ayrı kalanla izlenir; ürünün toplam stoğu depoların toplamıdır. Depolar arasındaki taşıma satış değil transferdir: bir depodan çıkış, diğerine giriş olarak iki satırla kaydedilir.
Depo bazında izlemenin üç kuralı vardır:
- Her hareketin deposu yazılır. Hangi depodan satıldığı bilinmeyen çıkış, sayımda farka dönüşür.
- Transfer belgeyle yapılır. Malı alan depo girişi onaylamadan transfer tamamlanmış sayılmaz; yolda kalan mal böyle görünür.
- Herkes kendi deposunu görür. Şube personelinin yalnız kendi deposunda işlem yapması hatayı azaltır; kullanıcı ve depo yetkileri bunun için tanımlanır.
| Depo | Hareket | Transferden önce | Transferden sonra |
|---|---|---|---|
| Merkez depo | 30 adet çıkış | 90 adet | 60 adet |
| Şube | 30 adet giriş | 0 adet | 30 adet |
| Ürünün toplam stoğu | – | 90 adet | 90 adet |
Transfer iki satırdır ama toplamı değiştirmez: Merkez'in kalanı 30 adet azalır, Şube'ninki 30 adet artar, ürünün toplam stoğu 90 adette kalır.
| Depo | Stok değeri | Pay |
|---|---|---|
| Merkez depo | 232.000,00 ₺ | %58 |
| Şube | 108.000,00 ₺ | %27 |
| Satış aracı | 60.000,00 ₺ | %15 |
| Toplam | 400.000,00 ₺ | %100 |
Satış aracı küçük bir depo gibi izlenir: sabah yükleme transferle araca geçer, akşam dönen mal transferle geri girer. Araçta satan ekipler ve yedek parça dağıtıcıları için bu düzen gün sonu farkını ortadan kaldırır. Depo sayısı arttıkça işin ayrıntısı için çoklu depo ve depolar arası transfer yazısına bakabilirsiniz.
Çok şubeli ve çok depolu yapılar için kurumsal çözümler ayrı anlatılıyor. Lotlu ürünlerde depo kalanı lot lot da izlenir; lotların depo içindeki yeri eş rehberde.
Kritik stok seviyesi nasıl hesaplanır?
Kritik stok, tedarik süresi boyunca satılacak miktara emniyet stoku eklenerek bulunur. Formül şudur: kritik stok = günlük ortalama satış × tedarik süresi (gün) + emniyet stoku.
Günlük ortalama satışı son üç ayın satışını gün sayısına bölerek bulun; mevsimlik ürünlerde geçen yılın aynı dönemine bakın. Tedarik süresi siparişten malın rafa girmesine kadar geçen süredir; tedarikçinin söylediğini değil, son birkaç siparişin gerçek süresini kullanın. Emniyet stoku, satışın beklenenden hızlı gittiği ya da tedarikin geciktiği günler için tutulan yedektir.
Günde ortalama 12 adet satılan bir ürünün tedarik süresi 5 gün, emniyet stoku 20 adet olsun. Kritik stok 12 × 5 + 20 = 80 adet olur. Kalan 80'e indiği gün sipariş verilirse yeni mal gelene kadar 60 adet satılır, rafta 20 adetlik yedek kalır.
Kritik stok seviyenizi hesaplayın
12 adet × 5 gün + 20 adet = 80 adet
Değerler yalnız bu sayfada hesaplanır, hiçbir yere gönderilmez.
Kritik seviye ne kadar doğru olursa olsun stok çok ağır dönüyorsa para rafta bekler. Bunu stok devir hızı gösterir: dönemde satılan malın maliyeti ortalama stoğa bölünür. Sonuç, stoğun dönemde kaç kez yenilendiğidir; 365'i bu sayıya bölünce bir ürünün rafta ortalama kaç gün beklediği bulunur.
Devir hızının "olması gereken" tek bir değeri yoktur. Taze gıda satan bir markette stok birkaç günde yenilenir, yedek parça satan bir işletmede aylarca bekleyen kalem olağandır. Kendi sayınızı geçen yılınızla ve aynı ürün grubundaki kalemlerle karşılaştırın; perakende işletmelerde hızlı ve yavaş giden ürünü ayırmak sipariş listesini kısaltır.
Rafta bekleyen her lira kasaya girmemiş paradır. Devir hızı düşen ürünler nakit akışı planına doğrudan yansır; fiyatı belirlerken de stokta bekleme süresini hesaba katın: kâr marjı hesaplama aracı satış fiyatıyla maliyet arasındaki payı gösterir. Kendi devir hızınızı aşağıda hesaplayın.
Stok devir hızınızı hesaplayın
360.000 ₺ ÷ 60.000 ₺ = 6 kez; 365 ÷ 6 ≈ 61 gün
Değerler yalnız bu sayfada hesaplanır, hiçbir yere gönderilmez.
Stok sayımı nasıl yapılır, sayım farkı nasıl kapatılır?
Stok sayımı, belli bir anda raftaki her ürünü sayıp kayıttaki kalanla karşılaştırmaktır; aradaki fark nedeniyle birlikte tutanağa yazılır ve kayıt rafla eşitlenir. Her hesap döneminin sonunda (çoğu işletmede yıl sonu) sayım zorunludur [1]; ara sayımların sıklığını işletme belirler.
Dönem sonu envanteri VUK 185, 186 ve 195 hükümlerine göre çıkarılır: envanter, mevcudun sayılması, ölçülmesi, tartılması ve değerlenmesidir; bilanço esasında ve işletme hesabı esasında defter tutan işletmeler için ayrı maddeler vardır [1]. Yılda bir sayım farkları çok büyümüşken yakalar; bu yüzden hızlı giden ve pahalı ürünleri ayda bir saymak işe yarar.
| Ürün | Kayıtlı | Sayılan | Fark | Olası neden |
|---|---|---|---|---|
| Zeytinyağı 1 L | 35 adet | 33 adet | −2 | Kırılan iki şişe fire olarak girilmemiş |
| Ayçiçek yağı 5 L | 48 adet | 50 adet | +2 | Müşteri iadesi kayda girmemiş |
| Pirinç 1 kg | 119 adet | 108 adet | −11 | 1 koli (12 adet) satışı 1 adet olarak girilmiş (birim hatası) |
| Çay 1 kg | 60 adet | 60 adet | 0 | – |
Farkı hemen düzeltmeyin; önce nedeni arayın. Pirinçteki −11 gerçek bir kayıp değil, birim hatasıdır: düzeltilecek olan sayım değil, yanlış girilen belgedir. Nedeni bulunamayan fark tutanakla sayım noksanı ya da fazlası olarak kaydedilir.
Zayi ve imha edilen mal
Kırılan, bozulan ya da çalınan mal için vergi tarafı ayrıca düşünülmelidir. KDV Kanunu 30/c uyarınca zayi olan mallara ait KDV indirilemez; deprem, sel ve mücbir sebep ilan edilen yerlerdeki yangın sonucu zayi olanlar bu kuralın dışındadır [2]. Bozulma, kırılma ya da paslanma gibi nedenlerle değeri önemli ölçüde düşen mal, genel kural olarak emsal bedeliyle değerlenir (VUK 278) [1].
Son kullanma tarihi geçtiği için imha edilecek mal için ayrıca VUK 278/A vardır: imha işlemleri süreklilik gösteren mükellefler başvuru yaparsa, Bakanlığın belirlediği usulde ve tayin edilen imha oranı dikkate alınarak değerleme yapılabilir [1]. İmha edilen mal zayi sayılırsa KDV'si indirilemez; durumunuzu mali müşavirinizle değerlendirin.
Lotlu ürünlerde sayım lot lot yapılır ve son tarihi geçen lot ayrıca ayrılır; bu, eş rehberin stok bağlantısı bölümünde anlatılıyor. Sayım gününün ayrıntılı planı için stok sayımı ve sayım farkları yönetimi yazısına bakabilirsiniz.
Stok maliyeti ve değeri nasıl hesaplanır?
Stok, vergi kayıtlarında maliyet bedeliyle değerlenir: malın alış bedeline, onu satılabilir hâle getirene kadar yapılan giderler eklenir. Aynı ürün farklı fiyatlarla alındıysa satılan malın maliyetinin hangi alış fiyatından hesaplanacağı bir yöntem seçimidir.
Vergi Usul Kanunu'na göre emtia maliyet bedeliyle değerlenir. Malın satış bedeli maliyetine göre %10 ve daha fazla düşmüşse mükellef emsal bedelini uygulayabilir; emsal bedeli kanunda gösterilen usulle bulunur [1]. Kendi ürettiği malı değerleyen işletmede maliyete ham madde, işçilik ve genel üretim giderlerinden pay da girer [1]. Değeri bozulma ya da kırılma nedeniyle önemli ölçüde düşen mal ayrıca emsal bedeliyle değerlenir [1].
Aynı ürünü farklı fiyatlarla aldığınızda iki yaygın hesap yolu vardır. Aşağıdaki tablo aynı alışlarla ikisinin sonucunu gösterir:
| Kalem | İlk giren ilk çıkar (FIFO) | Ağırlıklı ortalama |
|---|---|---|
| 1 Mart alışı | 100 adet × 50 ₺ = 5.000 ₺ | 100 adet × 50 ₺ = 5.000 ₺ |
| 15 Mart alışı | 100 adet × 60 ₺ = 6.000 ₺ | 100 adet × 60 ₺ = 6.000 ₺ |
| Birim maliyet | Önce 50 ₺'lik, sonra 60 ₺'lik | 11.000 ₺ ÷ 200 adet = 55 ₺ |
| 120 adet satışın maliyeti | 100 × 50 + 20 × 60 = 6.200 ₺ | 120 × 55 = 6.600 ₺ |
| Rafta kalan 80 adedin değeri | 80 × 60 = 4.800 ₺ | 80 × 55 = 4.400 ₺ |
Finansal raporlama standartları bu iki yolu sayar. Türkiye Finansal Raporlama Standartlarını uygulayan işletmelerde TMS 2, büyük ve orta boy işletmelerin standardı BOBİ FRS'de ise stoklar bölümü, birbirinin yerine geçemeyen özel kalemler dışındaki stokların maliyetini FIFO ya da ağırlıklı ortalama yöntemiyle belirler [3]. Vergi Usul Kanunu ise yalnız "maliyet bedeli" der, bir yöntem saymaz. Hangi yöntemi uygulayacağınızı ve yöntemi değiştirmenin sonuçlarını mali müşavirlerle çalışma düzeninizde birlikte belirleyin.
- Maliyette FIFO: satılan malın maliyetinin hangi alış fiyatından hesaplanacağıdır; bir muhasebe hesabıdır.
- Rafta FIFO ya da FEFO: hangi fiziksel ürünün önce satılacağıdır; son tarihli ürünlerde önce tarihi yakın olan çıkar.
- İkisi birbirine bağlı değildir. Rafta hangi lotun önce çıkacağı eş rehberde.
Lot ve seri numarası stok takibinde ne zaman gerekir?
Ürünün son kullanma tarihi varsa ya da aynı üretimden toplu bir geri çağırma çıkabilirse lot tutulur; ürün tek tek izlenen bir cihazsa seri numarası tutulur. İkisi de gerekmiyorsa stok takibi yeter.
- Soru 1: Ürünün son kullanma tarihi var mı? Evet: Lot ve son tarih tutun. Hayır: Soru 2.
- Soru 2: Toplu geri çağırma olabilir mi? Evet: Lot tutun. Hayır: Soru 3.
- Soru 3: Tek tek izlenir mi? (garanti, tıbbi cihaz) Evet: Seri numarası tutun. Hayır: stok takibi yeter.
Lot ve seri numarası birbirinin yerine geçmez. Bir boya partisinin bütün kutuları aynı lot numarasını taşır; bir işitme cihazının ise kendine ait seri numarası vardır. Tıbbi cihazlarda ikisi de Ürün Takip Sistemi'ne bildirimde kullanılır; bu bildirimler için ÜTS entegrasyonu ve lot ve ÜTS çözümleri ayrı sayfalarda.
Lot kaydının bütün adımları için lot takibi nasıl yapılır rehberine bakın. Ürün tarafı ise lot ve son kullanma tarihi modülü sayfasında.
Stok muhasebede nasıl izlenir?
Muhasebede stok, alışla artan ve satışla azalan bir varlık hesabında izlenir; satılan malın maliyeti satışta ya da dönem sonunda gidere aktarılır. Sayım farkları nedeni anlaşılana kadar ayrı bir hesapta bekletilir.
Kayıt mantığı dört harekette özetlenir:
- Alış: mal, alış bedeliyle ticari mallar hesabına girer; tedarikçiye borç yazılır.
- Satış: satış bedeli gelir olarak kaydedilir; aynı malın maliyeti satışta ya da dönem sonunda stoktan çıkıp satılan malın maliyetine geçer.
- Sayım noksanı ya da fazlası: fark, nedeni araştırılırken sayım farkları için ayrılan hesapta tutulur; neden bulunduğunda ilgili yere aktarılır.
- Değer düşüklüğü: değeri düşen mal için ayrılan karşılık stok değerini azaltır.
Hesap kodları ve kayıtların dönem sonundaki biçimi işletmenin defter türüne ve mali müşavirin uygulamasına göre değişir. Ön muhasebede tutulan stok hareketlerinin aynen muhasebeye geçmesi için mali müşavirle veri paylaşımı düzenli yapılmalıdır.
Excel mi, stok takip programı mı?
Az ürün ve tek depoyla çalışan işletmeye defter ya da Excel yetebilir; ürün sayısı, depo sayısı ve günlük belge arttıkça kayıt ile raf arasındaki farkı küçük tutmak için hareketi belgeden alan bir yazılım gerekir.
| Ölçüt | Defter | Excel | Stok takibi yapan yazılım |
|---|---|---|---|
| Hata | Toplama ve aktarma hatası sık | Formül bozulursa fark edilmez | Kalan her harekette yeniden hesaplanır |
| Aynı anda kullanım | Tek kişi | Dosya kopyaları çoğalır | Birden çok kullanıcı aynı kaydı görür |
| Belgeyle bağ | Elle yazılır | Elle yazılır | Fatura ve irsaliye stoğu kendisi değiştirir |
| Depo | Ayrı defter | Ayrı sayfa | Depo bazında kalan ve transfer |
| Rapor | Elle | Elle kurulur | Kritik stok, sayım ve değer raporları hazır |
Excel'de tutulan listeniz boşa gitmez: ürünler ve açılış miktarları genellikle bir şablonla yazılıma aktarılır. Excel'den ön muhasebeye geçiş bu adımı anlatıyor.
Yazılım seçerken neye bakılacağı için ön muhasebe programı seçim rehberi, program türlerini yan yana görmek için ön muhasebe programlarının karşılaştırması sayfasına bakabilirsiniz.
Cari Plus'ta stok takibi
Cari Plus, küçük ve orta ölçekli işletmeler için bulut tabanlı bir ön muhasebe ve e-belge programıdır. Bu rehberde anlatılan stok işlerinin çoğu aynı panelde, fatura ve cariyle bağlı olarak yapılır.
| İş | Ne yapılır? | Modül |
|---|---|---|
| Kart ve hareket | Ürün ve depo bazında stok hareketi; barkod; ürünün depodaki raf ya da adres yeri | Stok Takibi |
| Depo | Çoklu depo ve depolar arası transfer; kullanıcıya depo ve şube kısıtı | Stok Takibi, Kullanıcı Yetkilendirme |
| Satış | Negatif stoğa düşen satış engellenebilir; hızlı satış ekranında stok satış anında düşer (yalnız CariPlus paketinde) | Stok Takibi, Hızlı Perakende Satış |
| Kritik stok | Kritik stok uyarısı | Stok Takibi |
| Sayım | Mobil uygulamayla sayım; sayım farkı için fiş; kamerayla barkod okuma | Stok Takibi, Mobil Uygulama |
| Maliyet | Stok maliyet yöntemi ayarlardan seçilir; stok değerleme raporu; satılan malın maliyeti; stok devir hızı raporu | Stok Takibi |
| Varyasyon ve seri no | Renk, beden ve ölçü varyasyonları; seri numarasıyla ürün takibi | Varyasyonlu Ürün Takibi, Stok Takibi |
| Kanallar | Pazaryeri siparişlerinde tek stok havuzu; ürün ve stok için REST API | Pazaryeri Entegrasyonu, API Entegrasyonu |
Stok işinin ilk kurulumu için Cari Plus'ta stok takibini açma adımları kılavuzda. Stok verisini kendi sistemine bağlamak isteyenler için API entegrasyonu ayrı anlatılıyor.
Birden çok satış kanalı olan e-ticaret işletmeleri ve renk-beden çeşidi çok olan tekstil ve hazır giyim için sektör sayfaları var.
Neleri yapmaz?
- Talep tahmini yapmaz ve otomatik sipariş oluşturmaz; kritik stok için uyarı verir, siparişe siz karar verirsiniz.
- Üretim ve reçete için hazır bir lot izleme modülü yoktur; bu süreçler şirkete özel modülle karşılanır.
- Son kullanma tarihine göre otomatik indirim uygulamaz ve imha kaydını kendiliğinden oluşturmaz.
Nasıl denenir?
30 gün ücretsiz deneme var; kredi kartı gerekmez ve deneme bitince otomatik ücret çekilmez. Ürün kartları ve açılış stoğu Excel şablonuyla toplu aktarılır. Paketler ve fiyatlar fiyatlandırma sayfasında.
Sık sorulan sorular
Stok takibi için en az hangi bilgiler gerekir?
Her ürün için ad, kod ve ana birim; başlangıç miktarı; her giriş ve çıkışın tarihi, miktarı ve belgesi. Birden çok depo varsa her hareketin deposu da yazılır. Kritik stok seviyesi ve barkod işi hızlandırır ama ilk gün şart değildir.
Stok sayımı ne sıklıkla yapılmalı?
Her hesap döneminin sonunda (çoğu işletmede yıl sonu) envanter çıkarmak zorunludur [1]. Ara sayımların sıklığını işletme belirler: çok satılan ve pahalı ürünleri ayda bir, diğerlerini üç ayda bir saymak farkları küçükken yakalar. Ayrıntısı sayım bölümünde.
Sayım farkı çıkınca ne yapılır?
Önce nedenini arayın: girilmemiş iade, yanlış birim, iki kez okutulan barkod ya da gerçek kayıp. Belge hatasıysa belgeyi düzeltin; nedeni bulunamayan farkı tutanakla noksan ya da fazla olarak kaydedin. Tutar büyükse mali müşavirinize danışın.
Zayi olan malın KDV'si indirilebilir mi?
Hayır. Zayi olan mallara ait KDV indirilemez; deprem, sel ve mücbir sebep ilan edilen yerlerdeki yangın sonucu zayi olanlar istisnadır [2]. Zayiin nasıl belgeleneceğini mali müşavirinizle belirleyin.
Son kullanma tarihi geçen ürün nasıl değerlenir?
Değeri önemli ölçüde düşen mal genel kural olarak emsal bedeliyle değerlenir (VUK 278) [1]. İmha işlemleri süreklilik gösteren mükellefler başvuru yaparsa, son kullanma tarihi geçtiği için imha edilecek mal Bakanlığın belirlediği usulde ve tayin edilen imha oranı dikkate alınarak değerlenebilir (VUK 278/A) [1]. İmha edilen mal zayi sayılırsa KDV'si indirilemez; mali müşavirinize danışın.
Kritik stok ile emniyet stoku aynı şey mi?
Hayır. Emniyet stoku, satış hızlanır ya da tedarik gecikirse kullanılan yedektir. Kritik stok ise sipariş verme seviyesidir ve emniyet stokunu içerir: günlük satış × tedarik süresi + emniyet stoku. Hesap için kritik stok bölümüne bakın.
Hizmet satışları stoktan düşer mi?
Hayır. Danışmanlık, montaj ya da kargo bedeli gibi stoğu olmayan satışlar hizmet kartıyla faturalanır ve stok hareketi oluşturmaz. Bir ürünle birlikte satılan montaj hizmeti ayrı satır olarak yazılır.
Satış fiyatı maliyetin altına düşen mal nasıl değerlenir?
Satış bedeli maliyete göre %10 ve daha fazla düşmüşse mükellef emsal bedelini uygulayabilir [1]. Fark daha küçükse mal maliyet bedeliyle değerlenmeye devam eder. Uygulama için mali müşavirinize danışın.
Stok devir hızı kaç olmalı?
Herkes için geçerli tek bir değer yoktur; taze gıdada stok günler içinde, yedek parçada aylar içinde yenilenir. Kendi devir hızınızı geçen yılınızla ve aynı ürün grubundaki kalemlerle karşılaştırın.
Stok takipli ön muhasebe programı neye göre seçilir?
Faturanın stoğu kendiliğinden düşürüp düşürmediğine, çoklu depo ve transfere, barkod ve sayım desteğine, lot gerekiyorsa lot kaydına ve verinizi dışa aktarabilmeye bakın. Cari Plus'ı 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz; kredi kartı gerekmez. Ayrıntılar ürün bölümünde.
Stok sözlüğü
- Stok kartı
- Bir ürünün adı, kodu, birimi, barkodu ve kritik seviyesinin tutulduğu kimlik kaydı → stok kartı bölümü.
- Stok kodu
- Ürünü adından bağımsız tanıtan kısa ve değişmeyen kod; örneğin GDA-YAG-0012.
- Ana birim
- Stoğun sayıldığı temel birim; koli ve palet gibi birimler buna çevrilir.
- Barkod
- Ürün çeşidini okuyucuyla tanıtan sayı dizisi; partiden bağımsızdır.
- Stok hareketi
- Stoğu artıran ya da azaltan, bir belgeye dayanan her kayıt → giriş ve çıkışlar.
- Depo transferi
- Bir depodan çıkış ve diğerine giriş olarak kaydedilen yer değişikliği; toplam stoğu değiştirmez.
- Kritik stok
- Altına inildiğinde sipariş verilmesi gereken miktar → kritik stok hesabı.
- Emniyet stoku
- Satışın hızlandığı ya da tedarikin geciktiği günler için tutulan yedek miktar.
- Tedarik süresi
- Siparişten malın depoya girmesine kadar geçen gün sayısı.
- Sayım farkı
- Sayımda bulunan miktarla kayıttaki kalan arasındaki fark.
- Envanter
- Belli bir tarihte stoğun sayılması ve değerlenmesi → sayım bölümü.
- Emsal bedeli
- Değeri düşen ya da maliyeti bilinmeyen mal için kanunda sayılan yollarla bulunan değer.
Bu yazı işinize yaradı mı?
Teşekkürler, geri bildiriminiz alındı.
Kaynaklar
Son kontrol: 01.11.2026. Bağlantılar resmî metinlere gider.
- 213 sayılı Vergi Usul Kanunu (m. 185, 186, 195, 267, 274, 275, 278, 278/A). www.mevzuat.gov.tr (erişim 01.11.2026)
- 3065 sayılı Katma Değer Vergisi Kanunu (m. 30/c). www.mevzuat.gov.tr (erişim 01.11.2026)
- Kamu Gözetimi, Muhasebe ve Denetim Standartları Kurumu (KGK): TMS 2 Stoklar (RG 24.05.2018, 30430; ¶23, ¶25) ve BOBİ FRS Bölüm 6 Stoklar (¶6.19). www.kgk.gov.tr · kgk.gov.tr (erişim 01.11.2026)
Bu rehber genel bilgilendirme amaçlıdır ve tavsiye niteliği taşımaz; 2026 mevzuatına göre hazırlanmıştır. İşletmenize özel kararlar için mali müşavirinize danışın.
